Quand vous gérez un cabinet médical, il convient de ne pas négliger la gestion des appels. En effet, il s’agit d’un enjeu quotidien, surtout si vous avez un taux de fréquentation élevé. La plupart du temps, vos appels proviennent de patients pressés ou d’individus ayant un besoin d’infos. Il faut donc répondre vite et bien. Vous hésitez encore à faire appel à un centre d’appel pour garantir la permanence téléphonique de votre cabinet ? Voici ce que le service peut vous apporter.
La gestion des appels entrants
La mission principale d’une permanence téléphonique médicale consiste à répondre aux appels des patients. Mais détrompez-vous ! L’agent ne va pas seulement décrocher son téléphone quand il sonne. En effet, les appels doivent être traités avec méthode et professionnalisme. Vous évitez ainsi les appels manqués, source de frustration chez vos patients.
Dès que le téléphone sonne, l’opérateur identifie d’abord le motif de l’appel. Il peut s’agir de :
- Prise de rendez-vous,
- Demande d’informations,
- Renouvellement d’ordonnance.
En effet, chaque appel nécessite une réponse adaptée. D’ailleurs, pour éviter les erreurs, vous devez fournir à votre agent des consignes précises pour traiter les appels.
La prise de rendez-vous et l’organisation du planning
Une autre mission essentielle de votre agent à distance concerne la gestion de l’agenda médical. Effectivement, la permanence téléphonique peut prendre les rendez-vous directement. L’opérateur va néanmoins tenir compte de vos disponibilités avant de prendre une décision. En gros, le service agit comme un relais administratif fiable.
Pour établir un planning cohérent, vous devez fournir au prestataire la durée de vos consultations, les urgences ainsi que les priorités. Une fois le créneau fixé, le patient est informé clairement lors de son appel. Ainsi, le professionnel peut fluidifier votre organisation globale afin de réduire les retards durant ses heures de service.
Localisé à l’adresse 92 Rue de Marmiesse – 15000 Aurillac (France), Les Demoiselles du téléphone peut vous fournir des agents qualifiés pour assurer le standard téléphonique pour votre cabinet. Composez le numéro 04 23 10 11 00 ou visitez le site lesdemoiselles.tel pour en savoir plus sur l’agence et ses services.
Le filtrage et la priorisation des demandes
Dans votre cabinet médical, tous les appels n’ont pas le même degré d’urgence. D’ailleurs, si vous gérez vous-même vos appels, vous devez les filtrer efficacement. Votre télésecrétaire peut aussi faire la même chose. D’ailleurs, le pro applique uniquement vos consignes. Son rôle consiste à orienter et à rassurer. Il peut aussi transmettre l’appel au bon interlocuteur.
La transmission des messages et le suivi
La permanence téléphonique assure également la transmission de vos messages. Il peut s’agir de :
- Résultats à rappeler,
- Demandes spécifiques,
- Informations à transmettre à l’équipe médicale.
Rien ne doit être oublié pour le bon fonctionnement de votre cabinet. Et pour réduire les risques d’erreur, les messages sont consignés et transmis selon les procédures définies. Outre la simple transmission, certaines permanences téléphoniques assurent un suivi. Autrement dit, elles rappellent les patients et confirment les rendez-vous.